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Gérer un projet peut rapidement devenir très compliqué. D’autant plus, si vous gérez plusieurs projets à la fois ou travaillez avec plusieurs intervenants. Heureusement, aujourd’hui, il existe une multitude de solutions de project management  pour vous permettre d’organiser vos projets !

Mais justement, le fait qu’il existe de nombreux outils rend parfois les choses plus compliquées. Il devient difficile de savoir vers quelle solution se tourner et d’identifier les logiciels de management de projets les plus adaptés à nos besoins. 

Mais n’ayez crainte ! Nous avons sélectionné pour vous, 5 solutions de project management et fait un comparatif afin de vous donner les meilleurs tuyaux qui vous permettront d’organiser vos projets avec vos partenaires, vos équipes ou vos clients. 

2021 est une année stimulante pour la gestion de projet. La cause de ce regain d’intérêt se trouve dans les changements culturels des entreprises qui valorisent de plus en plus la collaboration entre les salariés. Donc si vous aussi, vous souhaitez mettre en place une solution de project management adaptée à vos besoins, cet article est fait pour vous !

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Mais avant de poursuivre, concrètement, qu’est-ce que le project management ? 

Un peu d’histoire…. En 1863, les États-Unis sont en pleine ruée vers l’or et il faut plus de 6 mois pour traverser le continent. C’est ainsi que 4 entrepreneurs ont eu pour projet de créer une ligne de chemin de fer transcontinentale.

C’est avec ce projet, que le project management est né : délais, budget, matière premières à coordonner et organisation du travail pour des milliers de travailleurs. La contrainte du projet a créé le besoin de codifier l’activité, de lui donner un langage propre et des règles de fonctionnement communes. 

Il regroupe les actions pour engager le projet, le lancer et le réaliser. C’est donc l’application des connaissances, des compétences, des outils et des techniques pour mener à bien un projet. La gestion de projet  vous permet d’avoir une vision commune et une organisation efficace pour atteindre vos objectifs

Aujourd’hui, les entreprises reconnaissent et comprennent l’importance fondamentale de communiquer et de coordonner efficacement le travail entre les individus, c’est pourquoi, le project management est devenu essentiel dans la mise en place et le suivi de n’importe quel projet.

Toutefois, il faut veiller à respecter les bonnes pratiques de project management !

Voici un comparatif de 5 solutions de project management pour vous aider à choisir celle qu’il vous faut ! 

L’objectif ici, est de vous accompagner dans votre recherche de solution de project management en vous présentant les avantages et les inconvénients de chacune.

Toutefois, le choix d’une solution dépend grandement de l’utilisation que vous souhaitez en faire. Elle doit égalementconvenir à toute l’équipe pour être utilisée efficacement.

1. Microsoft Project

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Les plus : Microsoft Project est l’un des logiciels de project management les plus connus et utilisés depuis de nombreuses années par les chefs de projet.
En plus d’être un outil puissant, il garantit une gestion optimale de votre projet de la première étape de planification jusqu’à la dernière étape de suivi. Son principal avantage, et là où il peut réellement concurrencer les autres outils, c’est qu’il vous donne la possibilité de changer les paramètres du projet selon des scénarios. C’est une fonctionnalité très utile puisqu’elle permet de gagner du temps en modifiant un ou plusieurs paramètres pendant ou avant le déroulement du projet afin de prendre les décisions appropriées. Ainsi, il vous permettra une planification très approfondie et adaptée selon la méthodologie que vous souhaitez appliquer (méthodologie en cascade ou agile). Par conséquent, il est idéal pour gérer des projets très complexes, car il permet d’entrer dans un détail que n’offre pas la majorité des autres solutions sur le marché.

Les moins : Son principal inconvénient peut être son principal avantage. En effet, c’est un outil tellement riche, qu’il peut sembler très complexe et difficile à prendre en main comparé à d’autres solutions. Cet outil convient parfaitement aux chefs de projet expérimentés, qui peuvent facilement parcourir ses différents aspects. Cependant, pour les chefs de projet et les collaborateurs novices, la prise en main de cette solution peut prendre beaucoup de temps et réduire leur productivité. De plus, ce n’est pas un véritable outil collaboratif, si vous souhaitez travailler à plusieurs, il vous faudra passer par la version en ligne et Microsoft Teams.

Cible : les petites et grandes équipes souhaitant un outil élaboré.

2. Basecamp

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Les plus : Basecamp est un outil simple et intuitif. Il vous permet de créer différents modules pour rassembler les collaborateurs par équipe ou par projet. Chaque module dispose de nombreuses fonctions qui peuvent aider à la gestion quotidienne du projet.

Par ailleurs, Basecamp vous permet d’impliquer le client dans le suivi du projet  afin de bénéficier de son retour d’expérience, de son expertise,  et pour instaurer un climat de confiance qui favorisera la réussite et l’efficacité du projet.

L’un des plus gros avantages de Basecamp réside dans le prix de l’abonnement. En effet, la tarification est fixe et le nombre d’utilisateurs, illimité. Cela peut être très intéressant pour gérer des projets qui font intervenir de nombreux collaborateurs.

Enfin, tous les documents nécessaires et utiles à un projet sont stockés à un seul endroit et accessibles aux utilisateurs qui y auront été autorisés. Sur ce dernier point, aucun souci à vous faire, Basecamp dispose d’une politique très stricte sur la sécurité de vos données.

Les moins : Pour un chef de projet, les fonctionnalités offertes pour Basecamp peuvent s’avérer limité dans la mesure où il ne propose pas de suivi détaillé et précis à chaque étape du projet.

Cible : PME/PMI, start-ups.

3. Trello

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Les plus : Trello est l’un des outils collaboratifs de project management les plus connus.
Si vous aimez organiser vos projets sous forme de tableau, cette solution peut vous correspondre !
Le tableau lui-même est constitué de listes en colonnes, qui énumèrent les tâches sous forme de cartes.
Inspiré de la méthode Agile Kanban, c’est un outil indispensable pour les équipes qui recherchent une plateforme de référence avec une vision d’ensemble de leurs projets. Vous pouvez ajouter des échéances, attribuer des projets aux membres de l’équipe et laisser des commentaires dans les cartes projet. Quelle que soit la taille de votre entreprise, Trello est très intuitif, facile à utiliser et évolutif.

Les moins : Pour les projets de complexité moyenne à élevée (avec des budgets, PPM, staffing, etc.) l’outil est trop simpliste. De plus, l’unique vue en tableau tire parti des petits projets pour offrir davantage de visibilité et de convivialité, mais au-delà d’une trentaine de cartes, la visibilité est frustrante. L’utilisation est limitée à des projets ponctuels et non à la productivité quotidienne. Enfin, vous ne pouvez pas créer une sous-tâche avec le même niveau de détail que la tâche mère.

Cible : Entreprises et particuliers qui ont besoin d’un outil intuitif et collaboratifs.

4. Asana

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Les plus : Asana offrira à vos équipes les fonctionnalités dont elle a besoin pour coordonner l’ensemble de leur travail, planifier les tâches quotidiennes, et collaborer avec l’ensemble des membres du projet. C’est donc un logiciel de project management sophistiqué qui offre une variété de fonctionnalités qui vous faciliteront la vie, surtout si vous avez besoin de gérer plusieurs projets et que vous avez plusieurs équipes qui travaillent simultanément sur un projet. De plus, le système de dépendance des tâches est un énorme avantage, car il est difficile de gérer des projets complexes sans cette fonctionnalité. Avec cet outil, vous vous assurez que les tâches effectuées pour atteindre vos objectifs sont maintenues et respectées.

Les moins : En termes de gestion de projet Asana offre de nombreuses fonctionnalités utiles mais se concentre plus sur la planification et l’organisation du travail que sur d’autres aspects. De même, la gestion des problèmes, des risques ou encore ce qui touche au budget des projets manquera. Par ailleurs, l’outil est axé principalement par projet, mais n’offre pas énormément de vues et de données multi-projets. Pour rappel, tout dépend de l’utilisation que vous souhaitez en faire, mais il est vrai que cet outil cible davantage l’organisation du travail autour d’un projet que le projet en lui-même.

Cible : PME/PMI souhaitant un outil collaboratif et facile de prise en main. Mais aussi pour les grandes organisations où plusieurs équipes travaillent simultanément sur plusieurs projets.

5. Gouti, un ERP de gestion de projet pragmatique

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Les plus : Gouti n’est pas un simple outil collaboratif ou de planification de tâches. Il va beaucoup plus loin en offrant une gestion de projet complète. En effet, il se démarque en proposant une méthode à suivre pour accompagner les différentes étapes d’un projet : les rapports d’avancement pré-rempli ou le macro-planning permettent ainsi un reporting simplifié et visuel. C’est un outil très intuitif ! De plus, le fait d’avoir des tableaux éditables en fait une parfaite alternative à Excel avec lequel des exports et des imports sont d’ailleurs possibles. l’un des avantages de Gouti par rapport aux autres solutions de project management est l’équilibre qu’il offre entre la collaboration et la gestion du projet.

Les moins  : La différence entre Gouti et les autres logiciels de gestion de projet est le stockage de fichiers. Cet outil n’a pas de fonction de stockage de
fichiers interne, mais il peut partager des documents cloud avec des solutions de stockage telles que OneDrive, DropBox, Google Drive, etc. Cette option a été choisie pour déléguer le stockage des données à des solutions expertes afin d’assurer une sécurité supplémentaire des fichiers.

Cible : Il s’adresse aussi bien aux PME/PMI, qu’aux grandes entreprises.

Quelques questions à se poser avant de faire votre choix final  

  • Quels usages souhaitez-vous faire d’un logiciel de project management ?  Définissez vos besoins : cela peut-être pour collaborer avec plusieurs personnes, sur plusieurs projets, pour gagner en temps, argent et efficacité sur chaque projet, ou pour mesurer l’efficacité des collaborateurs, les bénéfices, etc.
  • Quels critères privilégiez-vous dans le choix d’une solution de project management ? Demandez-vous si vous préférez, une multitude de fonctionnalités diverses et variées, ou principalement un outil de gestion des tâches, ou davantage pour la collaboration, ou bien un outil avec des tarifications variées afin de pouvoir l’adapter à la croissance de votre entreprise, etc.
  • Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ? Avez-vous davantage besoin d’un planning, d’un partage de documents, d’un suivi des dépenses, d’une gestion des tâches, d’une feuille de route par projet, d’une analyse et d’un reporting, etc.
  • Le sentiment de maîtriser le logiciel sera-t-il évident pour mes collaborateurs ? C’est également un critère à prendre en compte si vous voulez susciter l’adhésion de toute votre équipe.

Toutefois, ces questions ne sont là que pour vous aiguiller dans votre réflexion, mais d’autres critères vont devoir entrer en compte : comme le nombre de collaborateurs, les fonctionnalités à plus grande importance stratégique (comme PPM), la sécurité et la confidentialité des données, etc. 

L’acquisition d’un logiciel de project management n’est pas une chose facile ! On a parfois l’impression qu’il est plus raisonnable de s’en tenir à ce que l’on connaît plutôt que d’investir du temps et de l’argent dans un outil inconnu. Toutefois, une fois que vous avez trouvé le logiciel qui répond à vos besoins, sur le long terme, il vous fera gagner en efficacité et en productivité

En résumé, chaque outil sur le marché a ses forces et ses faiblesses. Il n’existe pas de logiciel de gestion de projet « parfait ». De plus, ce comparatif est non exhaustif.  Il présente 5 solutions parmi les plus populaires pour vous donner une idée des fonctionnalités et possibilités existantes sur le marché.

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